4.2.5 Slutanvändarutbildning och användarutbildning Utbildning av slutanvändarna är ett av de viktigaste stegen för en lyckad systemimplementering. Slutanvändarna bör utnyttjas under parallell testning, så träning måste utredas före det. Att få de slutanvändare som är involverade vid denna tidpunkt är också ett bra sätt att få dem spännande på systemet, eftersom många av dem kanske inte har varit involverade i projektet före träning. Deras hjälp vid parallellprovning hjälper dem att förbereda sig när systemet går live. Slutanvändare är bra på att använda systemet i mer en kvotreal worldquot-situation och kan bedöma när processflöden inte fungerar. När alla som är involverade i att använda systemet ingår i träningen, kommer de att känna sig mer övertygade om att använda den när de går in i produktion och användargemenskapen ser implementeringen som framgångsrik. Systemet kan ha testats för funktionalitet och alla anpassningar fungerar korrekt, men om slutanvändarna inte vet hur man använder den eller känner sig bekväma med det, kommer lanseringen av det nya systemet att ses som misslyckad. Därför är tidpunkten för slutanvändarutbildningen kritisk och måste planeras och implementeras före starten av den parallella testfasen för att säkerställa en framgångsrik implementering. Det finns två möjliga lösningar för träning. Den första är att använda projektteammedlemmar för att utveckla och leverera slutanvändarutbildningen och den andra är att identifiera en träningspartner för att stödja utveckling och leverans av slutanvändarutbildning, inklusive ett tåg av träningskomponenten. Båda alternativen kommer att undersökas fullständigt under nästa fas av projektet. Genom att använda projektgruppens medlemmar att genomföra utbildning för de olika avdelningarna kommer slutanvändarna att bli bättre informerade om hur och varför systemet utvecklades. Funktionsexperterna på laget kommer att bli mer kunniga med Princeton PeopleSoft-systemet. Detta kommer att vara mer inkluderande utbildning för personal snarare än vanilla PeopleSoft-utbildning från en extern leverantör, såvida inte säljaren skapar och använder Princeton-specifika material. Händer på träning Praktisk träning föreslås för alla centrala avdelningar slutanvändare i HR, förmåner och lön. Denna utbildning börjar med en grundläggande HR-modul och fortsätter med mer avancerad utbildning för personer med funktionellt ansvar inom HR, förmåner eller löneavgifter. Eftersom förmåner och löner bygger på HR, är det viktigt att förstå hur HR arbetar för att bättre förstå hur löner och förmåner fungerar. Lönspersonalen fortsätter med praktisk löneutbildning. Lönspersonalen måste ha den mest intensiva träningen. En översikt över lönebearbetning och lönepanelerna (PayCheckData amp PayCheckSummary) som HR och Benefits-kontor kommer att tillåtas att se ska inkluderas för dessa användargrupper. Eftersom systemet är integrerat ska en översikt över BenAdmin ges till HR och lönekontor. Detta är viktigt så att alla förstår deras inverkan på dessa processer. Frågor och rapportskrivning bör också ingå i en separat utbildningsklass, så att slutanvändarna kan skriva ad hoc-rapporter och också veta hur man kör och skriv ut levererade rapporter. Baserat på distributionsnivån för funktionalitet som ingår i omfattningen kommer avdelningsutbildning att ta itu med navigeringen i systemet, definition av datafält och grundläggande rapportering. Denna utbildning kan stödjas genom en klassrumsmiljö eller via datorbaserad utbildning (CBT). En separat utbildningsstrategi utvecklas och kommer att ingå i Time Collection Project Plan. Nedan listas de områden som behöver utvecklas för en framgångsrik PeopleSoft-utbildning som är Princeton-specifik. Identifiera utbildningsbehov: Skriv ett nyckelmeddelande om vilken träning som ska ges till slutanvändarna (Som en uppdragsförklaring om vad som ska levereras till användarna) Bestäm när träning ska startas. Det bör utrullas före parallell testning så slutanvändarna kan vara en del av den systemtestningen genast. Identifiera vilka områden som ska utbildas (HR, DOF, Benefits, Payroll, PPPL, Technical) Utveckla en innehållsplan över vilken funktionalitet systemet ska täcka i utbildningen, vilka moduler i systemet kommer att inkluderas och vem (slutanvändarna ) bör utbildas. Upprätta en träningsgrupp Utforma utbildningsmaterialDokumenter Skapa en layout av träningshandboken och vad varje funktionell och teknisk del av systemet ska inkluderas. En översiktssektion bör också inkluderas för de områden som inte behöver detaljerad träning. Även fråga och rapportera skrivutbildning bör ingå. Design Support Materials Utforma eventuella supportmaterial som kan behövas för träning. En separat träningsguide kan utvecklas som visar navigationsvägarna eller Querys som är offentliga. Slutför designdokumentet Publicera utbildningsdokumentets översikt och få teamgranskningen och slutföra. Uppdatera utbildning och supportmaterial Planera Uppdatera projektplanen för att tillgodose eventuella förändringar i träningsplanen Utveckla utbildningsmaterialDokumenter Utveckla träningshandboken och annan dokumentation på de funktionella och tekniska områdena i systemet kommer att inkluderas. Inkludera en översiktsavdelning för de områden som inte behöver detaljerad träning som en Payroll Processing och BenAdmin recension. Frågor och rapportskrivning behöver utvecklas för alla användare. En Power User-session kan behövas för föranvändare. Utveckla supportmaterial Utveckla nödvändiga supportmaterial som kan behövas för träning. En separat träningsguide kan utvecklas som visar navigationsvägarna eller Querys som är offentliga. Ett PeopleSoft-index kan vara användbart. Utvärdera utbildningsförstärkningsmaterial: Utarbeta ett träningsschema för varje funktionellt och tekniskt område och se till att det publiceras i samhället. Bygg in ytterligare utbildning för klasser som saknas och för folk som vill ha ytterligare träning. Test träningsmaterial för noggrannhet Testutbildningsdatabas för att säkerställa att det fungerar och anpassningar som är kompletta har flyttats in. Komplettera en lönecykel och BenAdmin för att säkerställa att processer arbetar med befolkningen av anställda. Tåginstruktörer så att de är bekväma med materialet och träningsdatabasen. Se till att de har ett manus för att köra alla processer. Producera exakta antal träningsdokument och material. Leverera utbildning till slutanvändarna Kan behöva lägga till ytterligare utbildning baserat på behoven och feedbacken som mottagits under träning pågår. Tränare ska användas som ett samband mellan funktionella områden och helpdesken för att felsöka problem och svara på frågor. Track Training Amp Support Material Prestanda genom att få feedback från slutanvändarna på vilka områden de inte känner sig utbildade. Använd en Prestationsrapport som anställda kan slutföra för att betygsätta träning och material. Prioritera förändringar som ska göras till träningsmaterialet Ändra träningsförstärkare Stödmaterial Planera din slutanvändarutbildningsstrategi innan programvaruutveckling Företag i alla storlekar spenderar en betydande del av sina IT-budgetar på programvara. Nya operativsystem för skrivbordet kan förbättra säkerheten och köra mer sofistikerade applikationer, och de nya applikationerna kan automatisera uppgifter som tidigare gjorts manuellt eller ger enklare och snabbare utförande av uppgifter som tidigare utförts med äldre programvaror, vilket förbättrar produktiviteten. Men du ser inte de främsta fördelarna med dessa uppgraderingar om inte slutanvändarna av programvaran kan lyckas göra övergången. Därför är det viktigt att planera en slutanvändarutbildningsstrategi innan du rullar ut ny programvara och ser till att planen är skalbar så att den kan växa med ditt företag. Ställa in utbildningsmål Ditt första mål att tillhandahålla programutbildning för slutanvändare minimerar eventuella produktivitetsförluster som hör samman med programövergången. Det betyder att du måste, så fort som möjligt, få dem till den kompetensnivå som krävs för att göra jobben minst lika snabbt och korrekt som de gjorde med den gamla mjukvaran (eller manuella metoder). Sedan i nästa fas vill du ha programvaran för att hjälpa användarna att jobba snabbare, korrekt och säkert, än tidigare. Det är viktigt att vara realistisk om tidsramarna där du förväntar dig att uppnå dessa mål. Dessa tidsramar kommer att vara beroende av komplexiteten hos den nya mjukvaran, liksom antalet användare som behöver träning och deras färdighetsnivåer. Uppgradering till en ny version av samma programvara som redan används kan visa speciella utmaningar. Träning kan förväntas fortsätta snabbare eftersom användare redan är bekant med en tidigare version. Men om det finns många ändringar i den nya versionen eller det har ett väldigt annat gränssnitt (till exempel bandet i Office 2007 som ersätter menyerna och verktygsfältet som användarna är bekanta med i tidigare versioner) kan användarna faktiskt hitta en uppgradering svårare än att byta till ett helt nytt mjukvarupaket på grund av deras befintliga förväntningar. Kom ihåg att alla mjukvarupaket Arent skapats lika, och inte alla användare. Bedömning av slutanvändares behov Ett viktigt inslag i att skapa din träningsplan är att utvärdera den tekniska kompetensnivån för dem som faktiskt kommer att använda programvaran dagligen. Vissa program, till exempel ett nytt skrivbordsoperativsystem, kan rullas ut i hela din organisation. Vissa program kan bara installeras i en viss avdelning (t. ex. bokföringsprogram i finansavdelningen eller illustrationsprogrammet inom grafisk designavdelning) eller endast tillgänglig för anställda med särskilda roller (till exempel sekreterare eller avdelningschefer). I många fall är slutanvändare inte särskilt tekniskt kunniga, men du kan ha olika tekniska färdighetsnivåer inom en grupp. Det är viktigt att i så fall tillhandahålla olika nivåer av träning. Tekniska nybörjare kommer att behöva mer fokuserad, steg-för-steg-instruktion i grunderna, medan mer skickliga datoranvändare snabbt kommer att hämta grunderna och dra nytta av mer träning som visar dem hur man använder mer dunkla eller avancerade funktioner i mjukvaran. Att försöka träna de två grupperna tillsammans kommer att leda till att nybörjare blir överväldigade och förvirrade och att de mer skickliga användarna slösar bort tid som kunde ha spenderat sitt arbete. Utbildningsmetoder Nästa steg är att bedöma metoder för att leverera den nödvändiga träningen. Återigen finns det flera faktorer att ta hänsyn till: Användarnas skicklighetsnivåer som bestäms av din behovsbedömning Antal användare som ska utbildas Tidsram för utrullning av programvaran (och om du gör det i faser eller i hela organisationen på en gång) Där Det finns flera olika metoder för utbildning, och du kanske vill använda en kombination av dessa, särskilt i en stor organisation. Den minst effektiva är tyvärr den som används av de flesta små organisationer och många större: IT-motsvarigheten att kasta barnet i vattnet och låta honom sjunka eller simma. Plötsligt visas det nya operativsystemet eller applikationen på slutanvändarens dator, kanske med en kopia av handboken, och det är upp till användaren att räkna ut det och företagets IT-support skrivbord för att avlägsna messorna som användaren kommer in i. Några bättre träningsmetoder är: Individuell hands-on instruktör En instruktör går varje användare individuellt genom processen att utföra vanliga uppgifter och svara på frågor. Detta är den dyraste metoden, även om den potentiellt är den mest effektiva. Praktisk instruktionslärare i klassrumsstil En instruktör visar användarna hur mjukvaran fungerar och hur man utför vanliga uppgifter, med användare som utför själva uppgiften i en klassrumslab inställning. Varje användare eller par användare har en dator som man ska träna på. Klasser mellan 15 och 30 är ofta effektiva. Seminariestilgruppsdemonstration En instruktör visar användarna hur mjukvaran fungerar och hur man utför gemensamma uppgifter i en live demonstration. Grupper av 20 till 50 är ofta effektiva. Datorbaserad utbildning (CBT) CD-baserad eller online (webbaserad) självstudierad utbildning som gör det möjligt för slutanvändare att slutföra interaktiva lektioner som leder dem genom processerna för att utföra vanliga uppgifter och programmet testar dem på deras prestanda och förståelse . Bokbaserad självständig träningEndanvändare kompletterar arbetsboklärdomar i hur man utför gemensamma uppgifter, ofta illustrerade med skärmdumpar. Oavsett vilken leveransmetod du väljer väljer du först att utföra ett pilotutbildningsprogram för en liten, utvald grupp användare som bäst representerar din övergripande användarbas. Detta kommer att hjälpa dig att identifiera problem och problem med olika träningsmetoder innan du begår en. Skapa ett träningsprogram Slutanvändarutbildning är effektivare och minnesvärd om du skräddarsyr det för dina egna organisationer, användningen av programvaran, snarare än generiska lektioner. Exempelvis bör Microsoft Word-instruktioner innehålla exempel på aktuella mallar som dina användare ska använda för sina dokument. Vissa delar av din lektionsplan ska innehålla: Programmets syfte. Uppgifter som användaren kommer att slutföra med mjukvaran Hur den skiljer sig från tidigare versioner eller produkter som den ersätter (om tillämpligt) Vanliga problem som användare kan stöta på Säkerhetsproblem relaterade till programvaran Gör ditt träningsprogram skalbart Ett skalbart träningsprogram är tillräckligt flexibelt för att rymma både små antal av användarna (till exempel när nya anställda går med i företaget och behöver utbildas på programvaran) och stora antal (vilket är nödvändigt vid en organisationsövergripande utbyggnad av en ny produkt). Du kan få många av fördelarna med individuell träning utan höga kostnader genom att använda en kombination av datorbaserad träning och seminarie-träning där användare kan ställa frågor och öva kompetensen med vägledning från en instruktör. CBT har fördelen att kunna skala upp eller ner beroende på antalet användare du behöver träna, och användarna kan fortsätta i sin egen takt, i stället för att hålla fast vid eller hållas kvar av resten av klass. Om Deb Shinder Debra Littlejohn Shinder, MCSE, MVP är en teknikkonsult, tränare och författare som har författat ett antal böcker om datasystem, nätverk och säkerhet. Deb är en teknisk redaktör, utvecklingsredaktör och bidragsgivare till över 20 tillägg. Debra Littlejohn Shinder, MCSE, MVP är en teknikkonsult, tränare och författare som har författat ett antal böcker om datorsystem, nätverk och säkerhet. Deb är teknisk redaktör, utvecklingsredaktör och bidragsgivare till över 20 extra böcker om ämnen som Windows 2000 och Windows 2003 MCSE-tester, CompTIA Security-examen och TruSecures ICSA-certifiering. Du vet vad som är viktigt om slutanvändarutbildning. Slutanvändaren Låt oss prata om träning lite. Utbildning av slutanvändare är förmodligen en av de viktigaste aspekterna av att framgångsrikt rulla ut en ny teknik i en organisation, men det är också en av de mest dåligt utförda uppgifterna. Jag deltog nyligen i en träning på ett nytt företagsverktyg. Jag gick bort och tänkte att det var en timme i mitt liv som jag aldrig skulle komma tillbaka igen. Jag är inte en att kritisera men. (Jag är verkligen, jag lägger bara den där linjen för att ge mina vanliga läsare en chuckle.) Här är några sätt som jag tycker att presentatörerna kunde ha gjort ett bättre jobb: Skräddarsy presentationen Det verktyg jag utbildades på var en som skulle delas av flera fastigheter i vår företagsgrupp. Men gissa vad jag bryr mig inte hur Grupp A eller Grupp B ska använda den. Varför skulle jag få nog på min tallrik och inget rum på docket för att promenera genom 700 funktioner som jag aldrig kommer att använda. Kanske du använde den ena presentationen över hela linjen för att spara tid Ärligt talar, bryr jag mig inte. Om du inte kan ta dig tid att anpassa presentationen till min fördel, bjud inte mig. Använd exempel Om jag ska använda ett verktyg för att utföra x, y och z, vill jag att du ska gå igenom exempel på x, y och z. Visa mig ett typiskt exempel på MITT arbete och hur det kommer att göras med det här verktyget. Du kan gå igenom och peka ut alla klockor och visselpipor, men om inte de har en praktisk tillämpning, räkna ut mig. Jag har jobb att göra. Tänk på det gamla verktyget Jag tycker att det skulle vara riktigt coolt om ingenjörer verkligen skulle lära känna den gamla applikationen slutanvändare använder innan de börjar anpassa sig eller skapa en ny app. Eftersom jag tycker det är det bästa sättet att förstå användbarhetspreferensen är slutanvändarna vana vid. Det är också ett enklare sätt att förklara det nya verktyget åt mig. I det gamla verktyget måste du göra detta för att uppnå denna uppgift. I det nya verktyget är det här hur du ska använda det. Rita några jämförelser för mig och visa mig att du ger en skit om hur det nya verktyget kommer att påverka mitt arbete. En av mina vänner, Jeff Davis, skrev en bra bit på IT-presentationer i försäljningsmöten som ger några andra bra poäng. Jag tror att båda våra takeaways fokuserar på en huvudaspekt av presentationer: Känn din publik och fortsätt därifrån. Om Toni Bowers Toni Bowers är verkställande redaktör för TechRepublic och är den prisbelönta bloggen till Career Management-bloggen. Hon har redigerat nyhetsbrev, böcker och webbplatser som rör programvara, IT-karriär och IT-frågor. Toni Bowers är chefredaktör för TechRepublic och är den prisbelönta bloggaren av Career Management-bloggen. Hon har redigerat nyhetsbrev, böcker och webbplatser om programvara, IT-karriär och IT-hantering. 5 Knappar till slutanvändarutbildning Slutanvändarutbildning är en av nycklarna till framgångsrikt genomförande av någon programvara. I denna serie blogginlägg kommer jag att ge en översikt över processen. Även om jag inte personligen är en tränare eller instruktionsdesigner, arbetade jag med några begåvade proffs i en tidigare roll som projektledare för distansprogram. På SunView Software säljer vi lätt att använda, lätt att anpassa programvara till ITSM-marknaden. Även om det är lätt att använda, föreslår vi alltid att du och ditt implementeringslag utnyttjar den hjälp som erbjuds av vårt supporttjänstteam. Naturligtvis är det första steget i någon implementering att få administratörerna att snabbt på ett snabbt och effektivt sätt. MEN har du funderat på effekterna av en programvaruändring eller ett nytt genomförande på resten av företaget. En del av processen för eventuell förändring och släpp bör vara att ha slutanvändarutbildning om det behövs. Planeringen för den träningen bör börja länge innan den första byggnaden är redo för provning. Om du behöver en Change Management-lösning med enkel att anpassa arbetsflöden för dina processer, kolla in erbjudandet nedan. En snabb online-sökning efter slutanvändarutbildningen gav ett enormt antal bra resultat för programspecifika träningsplaner och verktyg. Till exempel gillade jag träningsbroschyrhämtningen från Microsoft till Windows 8. Som jag har nämnt i tidigare blogginlägg. Inlärningskurvan för de nya Microsoft-produkterna är ganska brant för den genomsnittliga användaren ndash dina användare. Den första frågan från de oinitierade kommer att vara, ldquoWhere is the start buttonrdquo Seriöst, det påminner mig om mitt första samtal till PC Help Desk - så många saker som jag inte visste eller förstod. Vill vi verkligen att Microsoft ska känna det igen Ännu viktigare, vill du att dina användare ska känna på det sättet om den nya implementeringen Eller titta på det från en annan synvinkel, kan din servicedesk uppfylla stödbehoven hos en arbetskraft full av nybörjare Om inte, hade du bättre förberedt för en del företagsövergripande utbildning. I sin utmärkta 2006-översikt över slutanvändarutbildning, Planera din slutanvändarutbildningsstrategi före programutrullning. Deb Shinder presenterar de 5 nycklarna för en framgångsrik implementering. 1. Ställa in utbildningsmål Ditt första mål med att tillhandahålla programutbildning för slutanvändare minimerar eventuella produktivitetsförluster som hör samman med programövergången. Det innebär att du måste så snabbt som möjligt få dem till den kompetensnivå som krävs för att göra jobben minst lika snabbt och korrekt som de gjorde med den gamla mjukvaran. 2. Bedömning av slutanvändares behov Ett viktigt inslag i att skapa din träningsplanen är att utvärdera den tekniska kompetensnivån för dem som faktiskt kommer att använda programvaran dagligen. 3. Utbildningsmetoder Individuell hands-on instruktör Hands-on klassrumsstil instruktörledd träning Seminariestil gruppdemonstration Datorbaserad utbildning (CBT) Bokbaserad självstudierad utbildning 4. Skapa ett träningsprogram Slutanvändarutbildning är effektivare och minnesvärd om du skräddarsyr den till din egen organisation39s användning av programvaran, snarare än generiska lektioner. 5. Att göra ditt träningsprogram skalbart Ett skalbart träningsprogram är tillräckligt flexibelt för att tillgodose både små antal användare (till exempel när nya anställda går med i företaget och behöver träna på programvaran) och stora antal (som behövs i en organisation - omfattande utbyggnad av en ny produkt). I framtida inlägg i denna slutanvändarutbildningsserie kommer vi att undersöka några användbara verktyg i planeringsstadiet för slutanvändarutbildningsfel och mer. Så snälla kontrollera ofta och låt mig veta vad du gör för att träna dina slutanvändare. Flickr Bild av Grant Wickes
No comments:
Post a Comment